Rijschool administratie tips voor startende rijscholen

Als je net je eigen rijschool bent gestart of misschool al langer je rijschool hebt, dan weet je dat een goede administratie essentieel is. Daarmee voorkom je bijvoorbeeld dat je jezelf dubbel inplant, de verkeerde factuur naar de leerling stuurt of misschien zelfs facturen vergeet te sturen. En zou het niet ontzettend handig zijn als je kan regelen dat de ene les eindigt in de buurt van waar de volgende les begint?! De administratie moet dus efficiënt, correct en up-to-date zijn. En na een lange dag werken kun je thuis ook nog bezig met de nodige administratie wat betreft de financiële boekhouding… Enkel door dit goed onder controle te hebben kun je ervoor zorgen dat je hier een minimaal gedeelte van je vrijetijd aan hoeft te besteden. Daarom vind je hier tips die je zouden kunnen helpen bij je rijschool administratie.

Uitstel is zelden goed voor rijschool administratie

Uitstellen is nooit een goed idee, zeker niet als je jouw eigen administratie doet. Het uitstellen van administratieve zaken kost je simpelweg geld. Als je namelijk geen nieuwe proeflessen inplant, krijg je geen nieuwe leerlingen. Als je geen aanmaningen stuurt, moet je langer op je geld wachten. Daarnaast kan het te laat indienen van bijvoorbeeld je belastingaangiften ervoor zorgen dat je boetes en extra belastingrente opgelegd krijgt. Probeer deze extra kosten te voorkomen door tijdig je zaken bij te werken. Het scheelt levert je namelijk indirect meteen geld op! Daarom is het beter om ’s avonds na het werk nog even de moet bij elkaar te rapen om er toch nog even een uurtje voor te gaan zitten. Dit voorkomt dat je ook in het weekend achter de computer moet zitten om te werken. Daarnaast zorgt het ervoor dat je minder vergeet. Want zou je bijvoorbeeld vrijdag overslaan en je administratie doorzetten naar maandag, dan kan het zo maar zijn dat je niet meer precies weet hoe het vrijdag ook alweer zat. Dit brengt ons meteen bij de tweede tip.

Plan vaste momenten in je agenda

Als ondernemer heb je een drukke agenda. Je houdt je daarnaast ook nog eens liever bezig met het ondernemen zelf, dan met het bijwerken van je administratie. Het hebben van een rijschool brengt helaas ook administratie deadlines met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan deadlines voor:

• Btw-aangiften die maandelijks of per kwartaal ingediend moeten worden
• Het overmaken van het salaris van je personeel
• Het indienen van je aangifte(n) inkomstenbelasting
• Het deponeren van je jaarrekening
• Het opschonen van je lijst met actieve leerlingen
• Het indien van je kilometerregistratie

Probeer stress rondom de deadlines te voorkomen door bijvoorbeeld elke dag of een keer per week een uurtje in te plannen om je administratie bij te werken. Zo voorkom je dat je aan het einde van de maand of het kwartaal meteen een hele dag moet reserveren voor je administratie. Leg de deadlines vast in een planning en probeer in kleine sessies naar deze deadlines toe te werken.

Ontwikkel voor jezelf een persoonlijk systeem

Naast dat je als rijschoolhouder of instructeur je eigen agenda hebt, is het belangrijk om voor jezelf een goed en logisch systeem te bedenken waarmee je alles structureel bij houdt. Dit kan natuurlijk met verschillende schriftjes of Excel-bestanden, maar tegenwoordig kan het verstandig zijn te investeren in speciaal voor rijscholen ontwikkelde software. Hierin vind je vaak een digitale agenda, een facturatie systeem, een vorderingenkaart per leerling en mogelijkheden om huiswerk toe te voegen. Zo kun je eenvoudig je uren registreren, kilometerstand invoeren en de boekhouding bijwerken. Op deze manier bespaar je jezelf niet alleen heel veel tijd en moeite, je komt ook nog eens professioneel over én je bent ook echt klaar als je laatste les is afgelopen. Daarnaast is ook de leerling altijd up-to-date, want iedere wijziging hoef je enkel op één plek door te voeren en de leerling wordt automatisch op de hoogte gesteld.

Meer inzichten leiden tot betere resultaten

Door tijdig je administratie bij te werken heb je op elk moment van de dag inzicht in de prestaties van je rijschool. Zo zou je bijvoorbeeld de volgende zaken kunnen inrichten:

• Een up-to-date overzicht van nog te ontvangen betalingen van je leerlingen
• Om de afgelopen periode;
• Heeft je rijschool voldoende geld om alle kosten voor de komende periode te kunnen betalen;
• Een splitsing van de verschillende soorten omzet en de bijbehorende marge (als je bijvoorbeeld twee producten aanbiedt);
• Het aantal gewerkte en geplande uren per instructeur;
• Het percentage geslaagde en actieve leerlingen;
• De leadconversie;

Houd gewerkte uren bij

Of je nu personeel in dienst hebt of een zzp’er bent. Een urenregistratie bijhouden is altijd verstandig. Op deze manier kun je namelijk je personeel aansturen op uren. Voor een zzp’er is het aantal gewerkte uren van belang om aan te kunnen tonen of je meer dan 1225 uur in een jaar gewerkt hebt. Dit is namelijk het criterium om recht te hebben op bepaalde extra aftrekposten. Ook in dit geval kun je de gewerkte aantal uren indelen per project om zo te kunnen zien of je de juiste prijs hebt afgesproken met je afnemer.

Laat leerlingen betalen via iDEAL

Maak je leerlingen het zo makkelijk mogelijk om te betalen. Uit onderzoek van MKB Belangen en stuurjerekening.nl blijkt namelijk dat een factuur bijna 40% op dezelfde dag nog door particulieren betaald wordt als deze verstuurd wordt met een iDEAL-link. Bij normale facturen zonder iDEAL is dit slechts 5%. In dit geval kan namelijk de betaling direct aangeklikt worden en meteen betaald worden vanaf de telefoon. Dit is aantrekkelijker dan de gegevens op een later moment nog overtypen. Voorkom dus dat je lang moet wachten op je geld.

Een opgeruimd kantoor

Houd je werkplek opgeruimd, of dit nu je bureau thuis of op kantoor of je lesauto is. Laat dus geen papieren slingeren, maar berg deze netjes op. Dit zorgt ervoor dat je minder snel dingen uit het oog verliest of kwijtraakt. Daarnaast zul je merken dat dit helpt om rust in je hoofd te houden.

Maak een to-do-lijst

Maak voor alle dingen die je nog moet doen een to-do-lijst en werk deze stapsgewijs af. Zo kun je niets vergeten.

Bewaar je administratie 7 jaar

Verstandig is om één keer in de zoveel tijd je administratie volledig vast te leggen en op te slaan. Je bent namelijk aan de fiscus verplicht om alle gegevens te kunnen laten zien tot en met 7 jaar terug. Als de Belastingdienst hier om vraagt dan moet je dit aan kunnen tonen. Maar ook voor jezelf is het handig, zo kun je te allen tijde informatie opzoeken en terugkijken. Met een goede administratie kun je meer tijd besteden aan lesgeven, kom je professioneel over en creëer je meer vrije tijd voor jezelf.